Bagaimana Menulis Dengan Kejelasan dan Dampak

Pembaca menghargai dokumen yang jelas dan ringkas. Tidak ada yang mengeluh bahwa dokumen terlalu mudah dibaca. Dan itu adalah fakta yang terbukti bahwa kejelasan dan dampak berjalan seiring.

Jika tulisan Anda tidak jelas, dampaknya akan berkurang … tidak akan berdampak pada opini pembaca Anda atau tidak akan meyakinkan dia untuk mengambil tindakan yang Anda ingin mereka lakukan.

Ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan kejelasan tulisan Anda dan memastikan bahwa Anda berdampak pada pembaca Anda:

  • Gunakan struktur tulisan yang sesuai dengan topik Anda

  • Bersikaplah konsisten dalam penggunaan tata bahasa, gaya, dan semua elemen lain dari tulisan yang baik

  • Tulis dengan gaya percakapan

  • Buat salinan Anda mudah dibaca

Struktur Penulisan

Anda perlu mengatur tulisan Anda agar artikel, esai, makalah atau apa pun mudah dibaca dan dipahami. Untuk mencapai tujuan ini, hal pertama yang harus Anda lakukan adalah memilih struktur yang sesuai dengan topik.

Jenis struktur yang Anda gunakan akan bervariasi tergantung pada jenis tulisan apa yang akan Anda buat … brosur, cerita pendek, manual dan sebagainya.

Memilih struktur yang benar tidak terlalu sulit dan menjadi lebih mudah dan hampir sesuai dengan pengalaman.

Berikut empat cara umum untuk menyusun tulisan Anda:

  • Menggunakan urutan kronologis dapat digunakan dalam banyak situasi, terutama cerita.

  • Tetapi menyatakan masalah dan kemudian memberikan solusi mungkin adalah cara yang paling masuk akal untuk menulis studi kasus.

  • Urutan abjad masuk akal dalam buklet tentang hal-hal seperti vitamin dan direktori.

  • Urutan berurutan sangat penting untuk manual yang menjelaskan proses dan instruksi kerja di mana pembaca perlu mengikuti langkah-langkah tertentu.

Ada banyak cara untuk menyusun sebuah tulisan. Perhatikan semua hal yang Anda baca setiap hari … brosur, koran, majalah, pemberitahuan, dan sebagainya … dan Anda akan segera melihat bagaimana strukturnya ditentukan oleh pokok bahasannya.

Trik lain yang sepertinya selalu berhasil adalah mengatur tulisan Anda menjadi beberapa bagian dan sub-bagian pendek … Anda dapat membuat ide Anda lebih mudah untuk dipindai dan dicerna dengan menggunakan header, subhead, daftar bernomor, dan poin-poin.

Angka dan poin-poin membuat daftar lebih mudah dibaca. Anda dapat menggunakan poin-poin jika urutannya tidak penting. Tetapi gunakan penomoran ketika informasi berurutan.

Jika Anda menggunakan daftar bernomor untuk menyusun artikel (misalnya, 5 cara untuk mengembangkan pesona Anda), tulis nomor tersebut di judul atau dek (paragraf atau ringkasan pertama) … ini akan menarik minat pembaca, menarik perhatian mereka dan memaksa mereka untuk membaca dokumen Anda untuk mencari tahu.

Namun berhati-hatilah untuk tidak terlalu sering menggunakan poin-poin dan daftar bernomor. Halaman demi halaman peluru dan angka menjadi monoton dan banyak pembaca akan melewatkannya, daripada membacanya dengan cermat.

Tip lain tentang struktur … bahan yang mengganggu aliran dokumen Anda, seperti daftar periksa dan formulir isian yang panjang, paling baik dimasukkan ke dalam lampiran dalam banyak kasus.

Bersikaplah konsisten

Menjadi konsisten berarti selalu menggunakan tata bahasa yang benar … dan konsisten dalam cara Anda mengeja kata dan gaya penulisan Anda, serta simbol, tata nama, satuan ukuran, dan sebagainya yang Anda gunakan.

Jika tata bahasa Anda lemah, asahlah. Anda tidak benar-benar punya pilihan dalam masalah ini. Kesalahan tata bahasa dapat membuat pembaca bingung dan membuat mereka meragukan pengetahuan Anda tentang materi pelajaran Anda. Jadi, periksalah tulisan Anda oleh seseorang yang Anda percayai dan, jika perlu, ikuti kursus revisi tentang tata bahasa.

Setelah Anda menyelesaikan draf pertama dari apa yang Anda tulis, gunakan pemeriksa ejaan Anda untuk mencari kesalahan tata bahasa dan kesalahan ejaan. Yang terpenting, periksa apakah semua subjek dan kata kerja sesuai dan pastikan penggunaan kata ganti Anda benar. Gunakan pemeriksa ejaan Anda untuk menyingkirkan semua kesalahan ketik (kesalahan ketik).

Gaya mengacu pada penggunaan jenis font dan ukuran, tebal, miring, garis bawah, indentasi, dan sorotan. Anda perlu memastikan bahwa ini semua digunakan dengan cara yang sama di seluruh dokumen. Misalnya, jika judul Anda dicetak tebal 14 poin di kiri dan subjudul Anda di tengah 12 poin, pastikan Anda menggunakan skema ini secara konsisten di seluruh dokumen.

Pertimbangan yang sama berlaku untuk penggunaan simbol, nomenklatur (nama benda dalam bidang spesialis seperti biologi), dan unit pengukuran. Untuk menghindari kebingungan pembaca, Anda harus menggunakan simbol yang sama untuk hal yang sama di seluruh tulisan. Jangan mencampur lbs dan kg, km dan mil, dan seterusnya di artikel yang sama.

Beberapa pembaca terganggu bahkan oleh ketidakkonsistenan dan kesalahan kecil … sampai-sampai mereka tidak lagi sepenuhnya berkonsentrasi pada konten berharga dari dokumen tersebut. Akibatnya, apa yang Anda katakan menjadi tidak jelas dan dampaknya berkurang.

Kesalahan ejaan kecil, seperti “Farnehite” bukannya “Fahrenheit”, dapat memberi kesan bahwa Anda ceroboh. Beberapa kesalahan seperti itu dan ketidakkonsistenan lainnya dalam satu dokumen dapat menimbulkan keraguan tentang keakuratan atau validitas keseluruhan pekerjaan Anda. Jadi periksa detailnya dan konsisten demi kejelasan.

Gaya percakapan

Menggunakan gaya percakapan informal biasanya paling baik untuk kejelasan dan pengaruh.

Gaya percakapan memungkinkan salinan Anda mengalir dengan lancar dan menawarkan kejelasan yang lebih baik sehingga lebih mudah untuk dipahami. Membuat kalimat Anda terdengar seperti ucapan alami juga akan memberi dampak yang lebih besar pada kata-kata Anda.

Misalnya, jangan menulis:

“Informasi tepercaya yang diberikan dengan mewawancarai saksi kecelakaan secara langsung diperlukan agar penuntutan menghasilkan hukuman karena mengemudi yang salah.”

Ini membutuhkan sedikit usaha untuk memahaminya. Sebaliknya, tulislah: “Anda membutuhkan saksi yang dapat diandalkan untuk mendapatkan keyakinan atas kesalahan mengemudi.”

Saat kami berbicara, kami biasanya menggunakan suara aktif. Jadi, menggunakan kalimat aktif daripada pasif akan membantu Anda terdengar lebih komunikatif.

Misalnya, alih-alih mengatakan: “Kontrol arah mobil yang dikemudikan disediakan oleh roda kemudi”, Anda dapat mengatakan: “Roda kemudi mengontrol arah mobil” … yang akan Anda katakan jika Anda menjelaskan kontrol mobil kepada pengemudi pemula yang baru pertama kali.

Mudah dibaca

Anda perlu memastikan bahwa dokumen Anda tidak mengintimidasi, bahwa bagi pembaca tidak terlihat seperti pekerjaan berat, agar tidak dimatikan. Untuk membuatnya mudah dibaca:

Pertahankan kalimat pendek … gunakan tes napas: baca kalimat dengan lantang dengan kecepatan sedang. Jika Anda kehabisan napas sebelum selesai, kalimatnya terlalu panjang.

Anda dapat memperbaikinya dengan mudah … cukup bagi kalimat di titik di mana ide baru dimulai menjadi dua kalimat yang lebih pendek.

Pisahkan paragraf … pembaca menganggap paragraf panjang menakutkan, melelahkan untuk dibaca, dan bahkan membingungkan. Dibutuhkan lebih banyak usaha untuk memahami ide-ide yang dikandungnya.

Paragraf panjang selalu berisi beberapa ide sehingga Anda dapat dengan mudah mengubahnya menjadi paragraf terpisah, satu untuk setiap ide.

Gunakan kata-kata kecil … karena semua orang bisa memahaminya. Misalnya, tulis ‘gunakan’ alih-alih ‘manfaatkan’; keduanya memiliki arti yang sama tetapi ‘gunakan’ lebih pendek dan terdengar kurang sombong.

Tinggalkan kata-kata yang tidak dibutuhkan … katakan apa yang ingin Anda katakan dengan sesedikit mungkin kata-kata dan hindari kata-kata yang berlebihan. Misalnya, “rencanakan di muka” adalah mubazir karena perencanaan, menurut definisi, dilakukan sebelumnya.

Itu dia … beberapa trik sederhana yang bisa Anda gunakan untuk membuat tulisan Anda sejernih kristal dan penuh dampak.

Write a Comment